THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY CỔ PHẦN

Trình tự, thủ tục thay đổi địa chỉ Công ty cổ phần năm 2025? Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cổ phần bao gồm những gì?

Thay đổi địa chỉ trụ sở là nhu cuầ phổ biến khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, tối ưu chi phí thuế, hoặc do sắp xếp địa giới hành chính từ 01/7/2025. Năm 2025 cũng ghi nhận nhiều cập nhật quan trọng tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP cùng yêu cầu nộp hồ sơ điện tử, rút ngắn thời hạn giải quyết. Bài viết này giúp bạn nắm trọn quy trình, hồ sơ, thời hạn và một số lưu ý thực tiễn để xử lý nhanh, đúng luật, tránh phạt do chậm thông báo.

1.   Điều kiện và quy trình thực hiện thủ tục

1.1.    Điều kiện

Để thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

-      Phải được Đại hội đồng cổ đông ra nghị quyết về việc thay đổi trụ sở.

-      Cần hoàn tất các thủ tục chuyển nơi nộp thuế theo quy định pháp luật (nếu chuyển sang địa bàn quản lý thuế mới).

-      Doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc nộp hồ sơ trong thời hạn 10 ngày theo luật định.

1.2.   Quy trình chuẩn bị khi thay đổi địa chỉ

Bước 1: Rà soát phạm vi thay đổi để xử lý nghĩa vụ thuế

-      Nếu chuyển sang khu vực khác không thuộc địa bàn cơ quan thuế hiện tại đang quản lý, doanh nghiệp cần làm thủ tục “chuyển địa điểm” với cơ quan thuế quản lý cũ (Mẫu 09-MST).

-      Nếu chuyển sang khu vực khác nhưng vẫn thuộc địa bàn cơ quan thuế hiện tại đang quản lý, không yêu cầu phải chốt chuyển cơ quan thuế nhưng vẫn cần cập nhật thông tin trên hệ thống hoá đơn điện tử.

Bước 2: Họp Đại hội đồng cổ đồng và đưa ra quyết định, nghị quyết

-      Đại hội đồng cổ đông đưa ra biên bản họp; quyết định, nghị quyết về việc thay đổi địa chỉ trụ sở.

-      Kiểm tra điều kiện pháp lý của địa chỉ mới: không đặt tại chung cư không có chức năng kinh doanh; địa chỉ rõ ràng, có giấy tò chứng minh quyền sử dụng (hợp đồng thuê, cho mượn, sổ hồng…).

Bước 3: Chuẩn bị và nộp hồ sơ tại  

-      Nộp trực tuyến trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc nộp trực tiếp/ bưu chính tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở mới.

-      Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Kết ảu: Giấy chứng nhận đăng ký donah nghiệp thể hiện địa chỉ mới.

Bước 4: Thủ tục sau đăng ký

-      Công bố nội dung thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

-      Cập nhật thông tin thuế, hoá đơn điện tử, ngân hàng, bảo hiểm xã hội, con dấu (nếu dấu thể hiện địa chỉ), hợp đồng và các hồ sơ pháp lý nội bộ.

-      Thông báo cho đối tác, khách hàng, cập nhật website, chữ ký email, bảng hiệu.

2.     Biểu mẫu và hồ sơ cần thiết

-  Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;

-      Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;

-  Giấy ủy quyền (nếu có): Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật, phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân/ tổ chức thực hiện thủ tục;

-  Các giấy tờ đặc thù (nếu có):

+ Thông báo mẫu 09-MST của cơ quan thuế (giấy xác nhận chốt thuế) nếu thay đổi qua địa bàn thuế khác.

+ Danh sách cổ đông cập nhật (nếu có thay đổi cơ cấu cổ đông khi họp Đại hội đồng cổ đông).

+ Điều lệ công ty (bản sao có ghi địa chỉ mới) nếu cần thay đổi Điều lệ theo nghị quyết, quyết định thay địa chỉ.

3. Cách thức nộp hồ sơ

Có thể lựa chọn một trong 03 phương thức nộp hồ sơ sau:

3.1. Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty và lệ phí trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư

Bước 1: Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở mới.

Bước 2: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ và trao Biên nhận tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3: Thẩm tra hồ sơ và xử lý hồ sơ

-      Nếu hồ sơ đủ điều kiện, cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong thời hạn 03 ngày làm việc từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.

-      Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ gửi văn bản thông báo sửa đổi, bổ sung.

Bước 4: Nhận kết quả và công bố thông tin

Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, kiểm tra địa chỉ, thông tin cập nhật đúng. Sau đó:

-      Công bố thông tin về thay đổi địa chỉ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

-      Tiến hành các thủ tục: khác dấu mới (nếu cần), thông báo điều chỉnh hoá đơn, cập nhật với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, ngân hàng, đối tác…

3.2. Nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính

Bước 1: Gửi hồ sơ đã chuẩn bị đến Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở mới.

Bước 2: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ và trao Biên nhận tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3: Thẩm tra hồ sơ và xử lý hồ sơ

-      Nếu hồ sơ đủ điều kiện, cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong thời hạn 03 ngày làm việc từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.

-      Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ gửi văn bản thông báo sửa đổi, bổ sung.

Bước 4: Nhận kết quả và công bố thông tin

Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, kiểm tra địa chỉ, thông tin cập nhật đúng. Sau đó:

-      Công bố thông tin về thay đổi địa chỉ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

-      Tiến hành các thủ tục: khác dấu mới (nếu cần), thông báo điều chỉnh hoá đơn, cập nhật với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, ngân hàng, đối tác…

3.3. Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và lệ phí qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Bước 1: Đăng nhập và chuẩn bị hồ sơ điện tử

Người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau đó kê khai thông tin doanh nghiệp trong giao diện trực tuyến, tải các văn bản điện tử (hồ sơ, giấy tờ, biểu mẫu), ký số hoặc ký xác thực hồ sơ điện tử, và thực hiện thanh toán phí, lệ phí theo quy định.

Bước 2: Gửi hồ sơ và nhận giấy tiếp nhận hồ sơ

Khi đã hoàn chỉnh gửi hồ sơ qua mạng, hệ thống sẽ gửi cho người nộp giấy tiếp nhận hồ sơ điện tử và đồng thời hẹn thời gian trả kết quả qua tài khoản người nộp hồ sơ.

Bước 3: Thẩm tra hồ sơ và cấp giấy đăng ký hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung

-      Nếu hồ sơ đủ điều kiện: Cơ quan sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và thông báo điện tử cho người nộp hồ sơ.

-      Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện: Cơ quan sẽ gửi thông báo điện tử qua mạng yêu cầu người nộp sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Người nộp nhập hệ thống để xem phản hồi và cập nhật lại hồ sơ.

Bước 4: Nhận kết quả và công bố thông tin

Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, kiểm tra địa chỉ, thông tin cập nhật đúng. Sau đó:

-      Công bố thông tin về thay đổi địa chỉ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

-      Tiến hành các thủ tục: khác dấu mới (nếu cần), thông báo điều chỉnh hoá đơn, cập nhật với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, ngân hàng, đối tác…

4.   Những lưu ý, rủi ro cần tránh

-  Kiểm tra thẩm quyền ra quyết định theo Điều lệ công ty để chọn đúng cơ quan biểu quyết (Đại hội đồng cổ đông hay Hội đồng quản trị).

-      Thời hạn đăng ký: Doanh nghiệp có 10 ngày kể từ ngày thay đổi để nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ. Quá thời hạn sẽ bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tùy theo số ngày quá hạn. Do đó, chủ doanh nghiệp cần lưu ý thời điểm xảy ra thay đổi và lập hồ sơ sớm.

-      Hoàn thiện thủ tục thuế: Nếu chuyển địa chỉ sang tỉnh/ khu vực thuộc quản lý cơ quan thuế khác, không được bỏ qua thủ tục chốt thuế. Chỉ sau khi có thông báo chuyển địa điểm của cơ quan thuế (Mẫu 09-MST) mới nộp hồ sơ lên Sở Kế hoạch và Đầu tư. Nếu không, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trả hồ sơ vì chưa đủ thủ tục thuế.

-      Công bố thông tin: Sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp phải công bố thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

-      Rủi ro ghi sai: Nếu hồ sơ có sai sót (như sai tên công ty, thiếu chữ “cổ phần”, sai mã số thuế, hoặc thông tin cá nhân người ký), cơ quan đăng ký sẽ yêu cầu sửa đổi bổ sung. Điều này làm chậm trễ, phát sinh thủ tục bổ sung. Vì vậy cần điền thông tin chính xác và ký tên đúng quy định.

-      Các thủ tục sau khi thay đổi: Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp phải thông báo điều chỉnh hóa đơn điện tử, khắc con dấu mới (nếu con dấu có khắc địa chỉ), đồng thời cập nhật thông tin cho các cơ quan như bảo hiểm xã hội, ngân hàng, … để đảm bảo hoạt động thông suốt.

5.   Những câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Hồ sơ thay đổi địa chỉ cần nộp ở đâu?

Trả lời: Theo Điều 32 Luật Doanh nghiệp năm 2020, nộp tại Phòng Đăng ký Kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh nơi công ty đặt trụ sở mới. Đặc biệt, đối với Hà Nội/TP. HCM phải nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ gửi trực tiếp hoặc qua bưu điện đều được chấp nhận.

Câu hỏi 2: Thời gian giải quyết thay đổi địa chỉ là bao lâu?

Trả lời: Theo khoản 5 Điều 33 Luật Doanh nghiệp 2020, trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho doanh nghiệp. Nếu hồ sơ thiếu sót, cơ quan sẽ thông báo bổ sung nên doanh nghiệp cần theo dõi thường xuyên sau khi nộp.

Câu hỏi 3: Thời gian giải quyết thay đổi địa chỉ là bao lâu?

Trả lời: Theo quy định mới, trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho doanh nghiệp. Nếu hồ sơ thiếu sót, cơ quan sẽ thông báo bổ sung, nên doanh nghiệp cần theo dõi thường xuyên sau khi nộp.

Câu hỏi 4: Có thể ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện không?

Trả lời: Có. Theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về việc ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

6.     Kết luận

Thay đổi địa chỉ không phức tạp nếu bạn đi đúng trình tự: hoàn tất thuế khi đổi cơ quan quản lý, chuẩn bị nghị quyết, biên bản họp chuẩn xác, nộp hồ sơ đúng theo quy định pháp luật. Cần bộ mẫu nghị quyết, biên bản họp hay bộ hồ sơ cập nhật địa chỉ mới nhất? Hãy nhắn yêu cầu của bạn, chúng tôi sẽ gửi ngay bộ mẫu sẵn dùng và hướng dẫn nộp online từng bước để bạn hoàn tất trong 03 ngày làm việc.