THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY TNHH 1TV

Trình tự, thủ tục thay đổi địa chỉ Công ty TNHH một thành viên năm 2025? Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty TNHH một thành viên bao gồm những gì?

Trong bối cảnh thị trường luôn biến động, việc doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính là một hoạt động không hiếm gặp. có thể là do mở rộng quy mô, hết hợp đồng thuê mặt bằng, hay đơn giản là tối ưu hoá hoạt động kinh doanh. Đối vói Công ty TNHH một thành viên, quy trình này có những điểm đặc thù riêng.

Hiểu được những băn khoăn của chủ doanh nghiệp về các quy định mới nhất, đặc biệt là những cập nhật trong năm 2025, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn trình tự, thủ tục thay đổi địa chỉ Công ty TNHH một thành viên chi tiết, cùng với danh mục hồ sơ đầy đủ cần chuẩn bị. chúng tôi sẽ cập nhật các quy định mới nhất từ Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2022, 2025), Nghị định 168/2025/NĐ-CP và các văn bản liên quan, giúp bạn thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác và tránh sai sót.

Những điểm mới quan trọng

Luật Doanh nghiệp năm 2020 cùng các sửa đổi bổ sung năm 2022, 2025, Nghị định 168/2025/NĐ-CP cùng Thông tư 68/2025/TT-BTC đã cập nhật nhiều quy định mới mẻ hoá thủ tục hành chính, tăng tính minh bạch và thuận tiện cho doanh nghiệp khi thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh, trong đó có viẹc thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Một số điểm mới nổi bật bao gồm:

-      Nộp hồ sơ điện tử bằng tài khoản định danh thay cho chữ ký số.

-      Cập nhật biểu mẫu hồ sơ mới theo Thông 68/2025/TT-BTC.

1.   Điều kiện và quy trình thực hiện thủ tục

1.1.    Điều kiện

Để thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty TNHH một thành viên, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

-  Doanh nghiệp phải đang hoạt động. Công ty không thuộc trường hợp “tạm ngừng

kinh doanh”, “không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký” hoặc các tình trạng pháp lý khác bị hạn chế thực hiện thủ tục thay đổi.

-      Có Quyết định của chủ sở hữu công ty. Cần có văn bản quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

-      Địa chỉ mới hợp lệ. Địa chỉ trụ sở mới phải tuân thủ các quy định về địa chỉ, không thuộc các trường hợp cấm sử dụng làm địa chỉ đăng ký kinh doanh.

-      Hoàn thành thủ tục với cơ quan thuế (nếu có thay đổi cơ quan quản lý thuế).

1.2.   Quy trình chuẩn bị khi thay đổi địa chỉ

Bước 1: Rà soát phạm vi thay đổi để xử lý nghĩa vụ thuế

-      Nếu chuyển sang khu vực khác không thuộc địa bàn cơ quan thuế hiện tại đang quản lý, doanh nghiệp cần làm thủ tục “chuyển địa điểm” với cơ quan thuế quản lý cũ (Mẫu 09-MST).

-      Nếu chuyển sang khu vực khác nhưng vẫn thuộc địa bàn cơ quan thuế hiện tại đang quản lý, không yêu cầu phải chốt chuyển cơ quan thuế nhưng vẫn cần cập nhật thông tin trên hệ thống hoá đơn điện tử.

Bước 2: Đưa ra quyết định

-      Chủ sở hữu đưa ra văn bản quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở.

-      Kiểm tra điều kiện pháp lý của địa chỉ mới: không đặt tại chung cư không có chức năng kinh doanh; địa chỉ rõ ràng, có giấy tò chứng minh quyền sử dụng (hợp đồng thuê, cho mượn, sổ hồng…).

Bước 3: Chuẩn bị và nộp hồ sơ tại  

-      Nộp trực tuyến trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc nộp trực tiếp/ bưu chính tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở mới.

-      Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Kết ảu: Giấy chứng nhận đăng ký donah nghiệp thể hiện địa chỉ mới.

Bước 4: Thủ tục sau đăng ký

-      Công bố nội dung thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

-      Cập nhật thông tin thuế, hoá đơn điện tử, ngân hàng, bảo hiểm xã hội, con dấu (nếu dấu thể hiện địa chỉ), hợp đồng và các hồ sơ pháp lý nội bộ.

-      Thông báo cho đối tác, khách hàng, cập nhật website, chữ ký email, bảng hiệu.

2.     Biểu mẫu và hồ sơ cần thiết

-  Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;

-      Bản sao hoặc bản chính quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;

-  Giấy ủy quyền (nếu có): Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật, phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân/ tổ chức thực hiện thủ tục;

-  Các giấy tờ đặc thù (nếu có):

+ Thông báo mẫu 09-MST của cơ quan thuế (giấy xác nhận chốt thuế) nếu thay đổi qua địa bàn thuế khác.

+ Danh sách thành viên cập nhật (nếu có thay đổi cơ cấu thành viên khi họp HĐTV.

+ Điều lệ công ty (bản sao có ghi địa chỉ mới) nếu cần thay đổi Điều lệ theo nghị quyết thay địa chỉ.

3. Cách thức nộp hồ sơ

Có thể lựa chọn một trong 03 phương thức nộp hồ sơ sau:

3.1. Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty và lệ phí trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư

Bước 1: Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở mới.

Bước 2: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ và trao Biên nhận tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3: Thẩm tra hồ sơ và xử lý hồ sơ

-      Nếu hồ sơ đủ điều kiện, cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong thời hạn 03 ngày làm việc từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.

-      Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ gửi văn bản thông báo sửa đổi, bổ sung.

Bước 4: Nhận kết quả và công bố thông tin

Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, kiểm tra địa chỉ, thông tin cập nhật đúng. Sau đó:

-      Công bố thông tin về thay đổi địa chỉ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

-      Tiến hành các thủ tục: khác dấu mới (nếu cần), thông báo điều chỉnh hoá đơn, cập nhật với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, ngân hàng, đối tác…

3.2. Nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính

Bước 1: Gửi hồ sơ đã chuẩn bị đến Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở mới.

Bước 2: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ và trao Biên nhận tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3: Thẩm tra hồ sơ và xử lý hồ sơ

-      Nếu hồ sơ đủ điều kiện, cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong thời hạn 03 ngày làm việc từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.

-      Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ gửi văn bản thông báo sửa đổi, bổ sung.

Bước 4: Nhận kết quả và công bố thông tin

Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, kiểm tra địa chỉ, thông tin cập nhật đúng. Sau đó:

-      Công bố thông tin về thay đổi địa chỉ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

-      Tiến hành các thủ tục: khác dấu mới (nếu cần), thông báo điều chỉnh hoá đơn, cập nhật với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, ngân hàng, đối tác…

3.3. Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và lệ phí qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Bước 1: Đăng nhập và chuẩn bị hồ sơ điện tử

Người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau đó kê khai thông tin doanh nghiệp trong giao diện trực tuyến, tải các văn bản điện tử (hồ sơ, giấy tờ, biểu mẫu), ký số hoặc ký xác thực hồ sơ điện tử, và thực hiện thanh toán phí, lệ phí theo quy định.

Bước 2: Gửi hồ sơ và nhận giấy tiếp nhận hồ sơ

Khi đã hoàn chỉnh gửi hồ sơ qua mạng, hệ thống sẽ gửi cho người nộp giấy tiếp nhận hồ sơ điện tử và đồng thời hẹn thời gian trả kết quả qua tài khoản người nộp hồ sơ.

Bước 3: Thẩm tra hồ sơ và cấp giấy đăng ký hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung

-      Nếu hồ sơ đủ điều kiện: Cơ quan sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và thông báo điện tử cho người nộp hồ sơ.

-      Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện: Cơ quan sẽ gửi thông báo điện tử qua mạng yêu cầu người nộp sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Người nộp nhập hệ thống để xem phản hồi và cập nhật lại hồ sơ.

Bước 4: Nhận kết quả và công bố thông tin

Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, kiểm tra địa chỉ, thông tin cập nhật đúng. Sau đó:

-      Công bố thông tin về thay đổi địa chỉ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

-      Tiến hành các thủ tục: khác dấu mới (nếu cần), thông báo điều chỉnh hoá đơn, cập nhật với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, ngân hàng, đối tác…

4.   Những lưu ý, rủi ro cần tránh

-      Thời hạn đăng ký: Doanh nghiệp có 10 ngày kể từ ngày thay đổi để nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ. Quá thời hạn sẽ bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tùy theo số ngày quá hạn. Do đó, chủ doanh nghiệp cần lưu ý thời điểm xảy ra thay đổi và lập hồ sơ sớm.

-      Hoàn thiện thủ tục thuế: Nếu chuyển địa chỉ sang tỉnh/ khu vực thuộc quản lý cơ quan thuế khác, không được bỏ qua thủ tục chốt thuế. Chỉ sau khi có thông báo chuyển địa điểm của cơ quan thuế (Mẫu 09-MST) mới nộp hồ sơ lên Sở Kế hoạch và Đầu tư. Nếu không, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trả hồ sơ vì chưa đủ thủ tục thuế.

-      Công bố thông tin: Sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp phải công bố thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

-      Rủi ro ghi sai: Nếu hồ sơ có sai sót (như sai tên công ty, thiếu chữ “TNHH”, sai mã số thuế, hoặc thông tin cá nhân người ký), cơ quan đăng ký sẽ yêu cầu sửa đổi bổ sung. Điều này làm chậm trễ, phát sinh thủ tục bổ sung. Vì vậy cần điền thông tin chính xác và ký tên đúng quy định.

-      Các thủ tục sau khi thay đổi: Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp phải thông báo điều chỉnh hóa đơn điện tử, khắc con dấu mới (nếu con dấu có khắc địa chỉ), đồng thời cập nhật thông tin cho các cơ quan như bảo hiểm xã hội, ngân hàng, … để đảm bảo hoạt động thông suốt.

5.   Những câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Hồ sơ thay đổi địa chỉ cần nộp ở đâu?

Trả lời: Theo Điều 32 Luật Doanh nghiệp năm 2020, nộp tại Phòng Đăng ký Kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh nơi công ty đặt trụ sở mới. Đặc biệt, đối với Hà Nội/TP. HCM phải nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ gửi trực tiếp hoặc qua bưu điện đều được chấp nhận.

Câu hỏi 2: Thời gian giải quyết thay đổi địa chỉ là bao lâu?

Trả lời: Theo khoản 5 Điều 33 Luật Doanh nghiệp 2020, trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho doanh nghiệp. Nếu hồ sơ thiếu sót, cơ quan sẽ thông báo bổ sung nên doanh nghiệp cần theo dõi thường xuyên sau khi nộp.

Câu hỏi 3: Thời gian giải quyết thay đổi địa chỉ là bao lâu?

Trả lời: Theo quy định mới, trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho doanh nghiệp. Nếu hồ sơ thiếu sót, cơ quan sẽ thông báo bổ sung, nên doanh nghiệp cần theo dõi thường xuyên sau khi nộp.

Câu hỏi 4: Có thể ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện không?

Trả lời: Có. Theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về việc ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

6.     Kết luận

Thủ tục thay đổi địa chỉ doanh nghiệp tuy không quá phức tạp nhưng đòi hỏi phải tuân thủ đầy đủ quy định về pháp lý và thuế. Để đảm bảo chính xác và tiết kiệm thời gian, nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ tư vấn pháp lý trọn gói. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo hồ sơ, đại diện nộp hồ sơ, theo dõi kết quả thay đổi địa chỉ công ty TNHH một thành viên. Dịch vụ của chúng tôi cam kết cập nhật luật mới nhất (Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Thông tư 68/2025/TT-BTC), đảm bảo tuân thủ thời hạn 10 ngày, và tư vấn xử lý các vấn đề phát sinh như chuyển cơ quan thuế, công bố thông tin doanh nghiệp.

Nếu Quý công ty cần hỗ trợ nhanh chóng trong việc thay đổi địa chỉ hoặc các thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, vui lòng liên hệ với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để được tư vấn chi tiết và hướng dẫn thực hiện.