THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY CỔ PHẦN

Trình tự, thủ tục thay đổi địa chỉ Công ty cổ phần năm 2025? Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cổ phần bao gồm những gì?

Thay đổi địa chỉ trụ sở là nhu cuầ phổ biến khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, tối ưu chi phí thuế, hoặc do sắp xếp địa giới hành chính từ 01/7/2025. Năm 2025 cũng ghi nhận nhiều cập nhật quan trọng tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP cùng yêu cầu nộp hồ sơ điện tử, rút ngắn thời hạn giải quyết. Bài viết này giúp bạn nắm trọn quy trình, hồ sơ, thời hạn và một số lưu ý thực tiễn để xử lý nhanh, đúng luật, tránh phạt do chậm thông báo.

1.   Điều kiện và quy trình thực hiện thủ tục

1.1.    Điều kiện

Để thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

-      Phải được Đại hội đồng cổ đông ra nghị quyết về việc thay đổi trụ sở.

-      Cần hoàn tất các thủ tục chuyển nơi nộp thuế theo quy định pháp luật (nếu chuyển sang địa bàn quản lý thuế mới).

-      Doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc nộp hồ sơ trong thời hạn 10 ngày theo luật định.

1.2.   Quy trình chuẩn bị khi thay đổi địa chỉ

Bước 1: Rà soát phạm vi thay đổi để xử lý nghĩa vụ thuế

-      Nếu chuyển sang khu vực khác không thuộc địa bàn cơ quan thuế hiện tại đang quản lý, doanh nghiệp cần làm thủ tục “chuyển địa điểm” với cơ quan thuế quản lý cũ (Mẫu 09-MST).

-      Nếu chuyển sang khu vực khác nhưng vẫn thuộc địa bàn cơ quan thuế hiện tại đang quản lý, không yêu cầu phải chốt chuyển cơ quan thuế nhưng vẫn cần cập nhật thông tin trên hệ thống hoá đơn điện tử.

Bước 2: Họp Đại hội đồng cổ đồng và đưa ra quyết định, nghị quyết

-      Đại hội đồng cổ đông đưa ra biên bản họp; quyết định, nghị quyết về việc thay đổi địa chỉ trụ sở.

-      Kiểm tra điều kiện pháp lý của địa chỉ mới: không đặt tại chung cư không có chức năng kinh doanh; địa chỉ rõ ràng, có giấy tò chứng minh quyền sử dụng (hợp đồng thuê, cho mượn, sổ hồng…).

Bước 3: Chuẩn bị và nộp hồ sơ tại  

-      Nộp trực tuyến trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc nộp trực tiếp/ bưu chính tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở mới.

-      Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Kết ảu: Giấy chứng nhận đăng ký donah nghiệp thể hiện địa chỉ mới.

Bước 4: Thủ tục sau đăng ký

-      Công bố nội dung thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

-      Cập nhật thông tin thuế, hoá đơn điện tử, ngân hàng, bảo hiểm xã hội, con dấu (nếu dấu thể hiện địa chỉ), hợp đồng và các hồ sơ pháp lý nội bộ.

-      Thông báo cho đối tác, khách hàng, cập nhật website, chữ ký email, bảng hiệu.